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Externaliser la saisie de factures pour faire des économies et gagner du temps

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Un nombre croissant d’entreprises profitent des énormes possibilités offertes par le Big Data tandis que d’autres sont encore en train de réfléchir sur l’intérêt de l’externalisation de la saisie de factures. Quelles sont les valeurs ajoutées de cette pratique et comment bien choisir un prestataire en externalisation ?

Des données de qualité pour la croissance optimale de l’entreprise

Pour les entreprises, les factures sont utiles pour les archives et l’entretien d’une relation de confiance avec leurs clients, fournisseurs et partenaires. Les données collectées sont également indispensables pour faire des affaires dans le commerce électronique ainsi qu’à la mise en œuvre d’un projet de marketing digital.

L’externalisation de la saisie de facture est un processus qui consiste généralement en une sous-traitance de factures d’achats en ligne et de tickets. Pour cela, les entreprises utilisent des logiciels de gestion commerciale de type SaaS (software as a service). Ces logiciels permettent d’enregistrer de façon simple et sécurisée les ventes et les achats. Utilisés de manière optimale, ces outils permettent aussi d’obtenir une vue d’ensemble des flux de trésorerie, des données des fournisseurs et des dates d’échéance des factures.

Les données, qui sont qualifiées, sont stockées sur une plateforme sécurisée pour être ensuite accessibles aux utilisateurs internes à l’entreprise cliente. Cela lui permet de réduire ses charges et de consacrer ses ressources sur son activité principale. Les données sous-traitées donnent aussi la possibilité de faire des analyses plus poussées. Un logiciel de gestion commerciale rend aussi beaucoup plus fluides les tâches commerciales courantes sans avoir à changer d’outil tout en contrôlant les factures impayées.

Comment bien choisir une entreprise spécialisée en externalisation de saisie de factures ?

La sécurité de données à confier au prestataire est le premier indicateur à prendre en compte en matière d’externalisation, et c’est valable quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise. C’est important d’éviter d’enfreindre le Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui s’appliquent à toutes les entreprises qui gèrent des données personnelles de résidents dans les Etats de l’UE.

Il convient naturellement de se renseigner au maximum sur les activités et la réputation d’une entreprise d’externalisation. Et pour cause, face à l’offre pléthorique d’activités de saisie de factures, il est plus prudent d’établir une grille de sélection et de ne pas se limiter au bouche-à-oreille qui peut parfois fausser le jugement, car chaque prestataire répond différemment aux besoins de ses clients qui sont bien évidemment différents.

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